Kebutuhan dan anggaran pengadaan barang dan jasa adalah dua hal yang saling berkaitan dan harus diperhatikan dalam proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh pemerintah, swasta, atau organisasi lain. Kebutuhan pengadaan barang dan jasa adalah apa yang dibutuhkan dan diharapkan oleh pengguna barang dan jasa, sedangkan anggaran pengadaan barang dan jasa adalah perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut¹.
Tahapan Penentuan Kebutuhan dan Anggaran
Untuk menentukan kebutuhan dan anggaran pengadaan barang dan jasa, diperlukan beberapa tahapan, antara lain:
1. Analisis kebutuhan dan anggaran pengadaan barang dan jasa
yaitu proses mengidentifikasi, mengumpulkan, dan menganalisis informasi yang relevan dengan pengadaan barang dan jasa, seperti kebutuhan pengguna, tujuan pengadaan, jenis barang atau jasa, spesifikasi teknis, standar kualitas, sumber dana, dan lain-lain². Analisis kebutuhan dan anggaran pengadaan barang dan jasa bertujuan untuk mengetahui apa yang dibutuhkan, berapa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan, dan berapa biayanya³.
2. Perencanaan kebutuhan dan anggaran pengadaan barang dan jasa
yaitu proses menyusun rencana aksi yang terdiri dari rincian kebutuhan, anggaran, metode, jadwal, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan pengadaan barang dan jasa⁴. Perencanaan kebutuhan dan anggaran pengadaan barang dan jasa bertujuan untuk menetapkan arah, prioritas, dan mekanisme pengadaan barang dan jasa, serta untuk mengalokasikan dan mengoptimalkan sumber daya yang tersedia.
3. Penganggaran kebutuhan dan anggaran pengadaan barang dan jasa
yaitu proses menghitung dan menetapkan biaya yang diperlukan untuk melaksanakan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan rencana yang telah disusun. Penganggaran kebutuhan dan anggaran pengadaan barang dan jasa bertujuan untuk mengestimasi dan mengendalikan biaya pengadaan barang dan jasa, serta untuk memastikan ketersediaan dan kecukupan dana.
Manfaat Menyusun Kebutuhan Anggaran dengan Tepat
Kebutuhan dan anggaran pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu faktor penting yang menentukan keberhasilan pengadaan barang dan jasa. Kebutuhan dan anggaran pengadaan barang dan jasa yang baik akan memberikan manfaat, antara lain:
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengadaan barang dan jasa, yaitu mengurangi biaya, waktu, dan kesalahan, serta meningkatkan kualitas, kuantitas, dan kepuasan pengguna.
- Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengadaan barang dan jasa, yaitu memastikan bahwa pengadaan barang dan jasa dilakukan sesuai dengan aturan, prosedur, dan prinsip yang berlaku, serta dapat dipertanggungjawabkan secara hukum, administrasi, dan moral, serta dapat diakses dan diketahui oleh publik.
- Meningkatkan peran serta usaha mikro, kecil, dan menengah, yaitu memberikan kesempatan yang sama, adil, dan proporsional kepada usaha mikro, kecil, dan menengah untuk berpartisipasi dalam pengadaan barang dan jasa, serta meningkatkan kapasitas dan kesejahteraan mereka.
Oleh karena itu, kebutuhan dan anggaran pengadaan barang dan jasa harus ditentukan dengan cermat, teliti, dan komprehensif, dengan mempertimbangkan berbagai aspek, seperti kebutuhan, anggaran, spesifikasi, pasar, penyedia, metode, dan regulasi, serta dengan melibatkan berbagai pihak yang terkait, seperti pengguna, penyedia, regulator, dan masyarakat. Kebutuhan dan anggaran pengadaan barang dan jasa juga harus dijelaskan dan dievaluasi secara objektif, konsisten, dan profesional, untuk menjamin kualitas dan kelancaran pengadaan barang dan jasa.
Referensi Artikel:
Perencanaan Kebutuhan dan Penganggaran serta Pengadaan Barang Milik Negara/Daerah
https://biropbj.ntbprov.go.id/v2/menyusun-kebutuhan-dan-anggaran-pengadaan-barang-jasa/
https://bpbj.sbbkab.go.id/read/8/6-kegiatan-perencanaan-pengadaan-oleh-pakpa-dan-ppk
https://www.pengadaan.web.id/2020/05/perencanaan-pengadaan.html