Spesifikasi teknis merupakan pernyataan dari atribut-atribut barang atau jasa yang dibutuhkan oleh organisasi, yang dinyatakan secara tertulis dan dapat diukur¹. Spesifikasi teknis berfungsi sebagai media komunikasi antara pengguna dan penyedia barang atau jasa, sebagai pedoman penyusunan rencana anggaran biaya, sebagai acuan pelaksanaan dan pengawasan pekerjaan, serta sebagai dasar evaluasi dan pertanggungjawaban hasil pengadaan².
Spesifikasi teknis harus disusun dengan jelas dan detail agar memenuhi standar dan kebutuhan organisasi, sekaligus memastikan kualitas produk atau jasa yang diperoleh. Spesifikasi teknis yang tidak jelas dan detail dapat menimbulkan kesalahpahaman, ketidaksesuaian, ketidakefisienan, atau bahkan kerugian bagi organisasi³.
Langkah-Langkah Menyusun Spesifikasi Teknis
Untuk menyusun spesifikasi teknis yang jelas dan detail, berikut adalah beberapa langkah yang dapat dilakukan³:
- Tentukan jenis, jumlah, kualitas, dan waktu barang atau jasa yang dibutuhkan oleh organisasi, berdasarkan analisis situasi, lingkungan, dan tujuan organisasi.
- Jabarkan secara rinci dan jelas tentang karakteristik, fungsi, persyaratan, dan kriteria kualitas barang atau jasa yang dibutuhkan, dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami, singkat, dan padat.
- Gunakan standar, norma, atau referensi yang relevan dan terpercaya untuk menetapkan spesifikasi teknis, seperti standar nasional, standar internasional, standar industri, standar organisasi, atau standar khusus.
- Hindari penggunaan spesifikasi teknis yang bersifat subjektif, ambigu, atau diskriminatif, seperti spesifikasi yang mengandung istilah “baik”, “cukup”, “sesuai”, “terbaik”, atau “tertentu”.
- Sertakan gambar, diagram, tabel, atau lampiran yang dapat mendukung atau memperjelas spesifikasi teknis, jika diperlukan.
- Lakukan verifikasi dan validasi terhadap spesifikasi teknis yang telah disusun, dengan melibatkan pihak-pihak yang terkait, seperti pengguna, penyedia, pengawas, atau ahli.
- Lakukan revisi atau perbaikan terhadap spesifikasi teknis yang telah disusun, jika terdapat kesalahan, ketidaksesuaian, atau perubahan kebutuhan.
Dengan menyusun spesifikasi teknis yang jelas dan detail, organisasi dapat melaksanakan pengadaan barang atau jasa dengan optimal, efektif, dan efisien, serta menciptakan nilai tambah bagi organisasi dan masyarakat.