Panduan Menulis IKP (Instruksi kepada Peserta) dengan Jelas

Pendahuluan

Instruksi kepada Peserta (IKP), atau sering disebut Instructions to Bidders, merupakan salah satu bagian paling krusial dalam dokumen pengadaan barang/jasa. IKP berisi petunjuk teknis dan administratif yang harus dipatuhi oleh seluruh calon penyedia sejak mereka memutuskan mengikuti proses tender hingga penyerahan penawaran. Kejelasan, kelengkapan, dan keteraturan penyusunan IKP akan menentukan kelancaran proses pengadaan—mengurangi kesalahan administratif, meminimalkan sanggahan, serta meningkatkan keadilan dan transparansi. Artikel sepanjang ini memberikan panduan mendalam, lengkap, dan komprehensif—seluruhnya tentang cara menulis IKP dengan jelas, sistematis, dan mudah dipahami oleh semua pihak.

1. Memahami Fungsi dan Pentingnya IKP

Sebelum menyusun dokumen pengadaan yang komprehensif, penting bagi setiap penyusun maupun pembaca memahami posisi strategis dari Instruksi kepada Peserta (IKP) dalam keseluruhan proses pengadaan barang/jasa. IKP bukan sekadar bagian administratif, melainkan merupakan dokumen yang memandu arah dan mengatur interaksi antara panitia dan peserta sejak awal proses tender. Penulisan IKP yang baik akan menentukan apakah proses pengadaan akan berjalan lancar, transparan, atau justru penuh masalah administratif dan potensi sengketa.

Panduan Operasional yang Tersentralisasi

Salah satu fungsi utama IKP adalah menyediakan panduan operasional yang menyeluruh dan sistematis. IKP menjelaskan seluruh tahapan secara terperinci—dimulai dari bagaimana peserta melakukan pendaftaran, dokumen apa saja yang harus disiapkan, bagaimana cara pengirimannya, hingga bagaimana dokumen tersebut akan dinilai oleh panitia. Tanpa IKP yang jelas, peserta tender akan menafsirkan prosedur secara berbeda-beda, yang pada akhirnya dapat menimbulkan ketidaksamaan perlakuan, keluhan, dan bahkan sanggahan. IKP yang baik mencegah kondisi tersebut dengan menghadirkan satu sumber acuan resmi dan tertulis yang seragam untuk semua pihak.

Mengurangi Kesalahan Administratif yang Umum Terjadi

Dalam praktik pengadaan, tidak sedikit peserta yang gagal hanya karena kesalahan-kesalahan administratif yang sebetulnya bisa dihindari. Contohnya, dokumen penawaran tidak ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, tidak mencantumkan surat pernyataan anti-korupsi, atau pengiriman dokumen melebihi batas waktu yang ditentukan. Semua kesalahan tersebut sebenarnya bukan karena peserta tidak mampu, tetapi karena mereka tidak memahami atau melewatkan informasi krusial dalam IKP. Oleh karena itu, IKP harus ditulis dengan sangat detail—dilengkapi dengan checklist, format baku, dan batasan waktu yang tegas—agar potensi gugurnya peserta karena faktor non-substantif dapat ditekan seminimal mungkin.

Menjamin Prinsip Keadilan dan Transparansi

Salah satu nilai utama dalam pengadaan barang/jasa pemerintah adalah keadilan dan transparansi. Kedua prinsip ini hanya bisa dicapai apabila seluruh informasi mengenai proses tender disampaikan secara terbuka, adil, dan mudah dipahami. IKP berperan sebagai kendaraan utama untuk menyampaikan informasi tersebut. Instruksi yang diberikan tidak boleh memihak pada pihak tertentu, harus dapat diakses oleh semua peserta, dan wajib memberikan perlakuan yang setara kepada semua pihak yang berminat mengikuti tender. Bila seluruh peserta memulai proses dengan pemahaman dan akses yang setara terhadap informasi, maka peluang keberhasilan tender yang akuntabel dan berkualitas akan jauh lebih tinggi.

Menjadi Bagian Hukum yang Mengikat dalam Kontrak

Tidak kalah penting, IKP juga memiliki posisi formal sebagai bagian dari dokumen pengadaan yang menjadi lampiran atau acuan dalam penyusunan kontrak. Dengan kata lain, ketentuan-ketentuan dalam IKP dapat berimplikasi langsung pada perjanjian hukum antara pemenang tender dan pihak pengguna jasa. Oleh sebab itu, setiap instruksi yang dimuat dalam IKP haruslah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, seperti Peraturan Presiden No. 12 Tahun 2021 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan petunjuk teknis dari Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). Kejelasan dan kesesuaian ini akan memperkuat posisi hukum panitia apabila dikemudian hari terjadi perselisihan atau sengketa.

2. Prinsip-Prinsip Umum Penulisan IKP

Setelah memahami pentingnya IKP dalam konteks operasional dan hukum, langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa IKP disusun dengan prinsip-prinsip penulisan yang tepat. Tujuannya bukan hanya agar dokumen ini terbaca, tetapi juga bisa dipahami dan diterapkan dengan akurat oleh peserta tender dari berbagai latar belakang.

Kejelasan (Clarity)

Kejelasan adalah fondasi utama dalam menyusun dokumen IKP. Kalimat yang digunakan harus ditulis dengan struktur yang logis, menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, serta menghindari jargon teknis yang tidak umum dipahami oleh penyedia pada umumnya. Bila memang perlu menggunakan istilah teknis—misalnya “SKA Ahli Madya” atau “Jaminan Pelaksanaan 5% dari HPS”—maka definisi atau penjelasan istilah tersebut harus disertakan pada bagian catatan kaki atau glosarium. Jangan sampai peserta gagal mengikuti proses hanya karena salah tafsir terhadap istilah yang ambigu.

Kelengkapan (Completeness)

IKP yang baik harus menjawab semua pertanyaan potensial dari peserta sebelum mereka sempat bertanya. Dengan kata lain, seluruh tahapan penting harus dimuat secara lengkap. Tidak hanya pendaftaran dan penyerahan dokumen, tapi juga bagaimana dokumen akan dievaluasi, bagaimana peserta dapat mengajukan pertanyaan, apakah ada sesi klarifikasi, dan bagaimana sistem pengaduan atau sanggahan dilakukan. Panitia tidak boleh berasumsi bahwa peserta sudah familiar dengan proses; justru IKP harus memperlakukan semua peserta sebagai pihak baru yang membutuhkan bimbingan lengkap.

Konsistensi (Consistency)

Dalam penyusunan dokumen resmi, konsistensi merupakan aspek yang sangat memengaruhi kredibilitas dan keterbacaan. Format heading, penomoran, penyebutan istilah, dan layout harus dibuat konsisten dari awal hingga akhir dokumen. Misalnya, jika pada Bab I disebut “Peserta Lelang,” maka istilah itu harus tetap digunakan sepanjang dokumen—bukan diganti menjadi “Penyedia,” “Vendor,” atau “Kontraktor” secara bergantian tanpa dasar. Konsistensi ini juga mencakup penggunaan format waktu (misal 24 jam atau 12 jam), penulisan mata uang (Rp, IDR, atau Rupiah), serta penamaan dokumen yang harus diserahkan.

Aksesibilitas (Accessibility)

IKP harus mudah dinavigasi, baik dalam bentuk cetak maupun digital. Hal ini mencakup penyusunan daftar isi, penggunaan nomor halaman yang akurat, serta heading subbab yang logis dan tidak membingungkan. Apabila IKP disampaikan dalam bentuk dokumen elektronik, maka penting untuk menambahkan hyperlink internal yang memungkinkan pembaca melompat ke bagian tertentu dengan satu klik. Selain itu, ukuran file, kompatibilitas format (misalnya PDF atau Word), dan keterbacaan di berbagai perangkat (desktop, tablet, dan smartphone) juga perlu dipertimbangkan. IKP yang rapi secara visual akan jauh lebih efektif dalam menyampaikan maksud.

Referensi Regulasi (Compliance)

Setiap petunjuk dalam IKP harus bisa dirunut ke dasar hukum yang sah. Ini penting tidak hanya untuk memastikan kesesuaian prosedur, tetapi juga memberikan jaminan bahwa proses pengadaan akan tahan uji di hadapan hukum. Misalnya, jika panitia menentukan batas nilai jaminan penawaran minimal 2% dari HPS, maka harus dicantumkan referensinya dari Perpres atau Perlem yang berlaku. Referensi ini juga penting dalam konteks audit oleh APIP, BPKP, atau BPK. IKP yang tidak memuat dasar hukum berisiko menimbulkan keraguan atau bahkan dianggap cacat prosedur.

3. Struktur Dasar IKP

Sebelum menyusun rincian instruksi dalam dokumen pengadaan, panitia harus menetapkan struktur dasar atau kerangka bab dalam IKP. Struktur ini bukan hanya untuk keperluan estetika atau tata letak, melainkan berfungsi sebagai sistem navigasi informasi bagi calon peserta. Dengan struktur yang sistematis, peserta tender dapat dengan mudah menemukan informasi yang relevan tanpa tersesat dalam tumpukan paragraf. Hal ini sangat penting terutama bagi peserta yang mengikuti lebih dari satu tender dalam waktu bersamaan, di mana efisiensi dalam memahami instruksi menjadi krusial.

Berikut adalah struktur umum IKP yang direkomendasikan, lengkap dengan penjelasan setiap bagiannya:

Bab I: Pendahuluan

Bab ini menjelaskan konteks pengadaan, latar belakang kegiatan, dasar hukum yang digunakan, serta batasan ruang lingkup dokumen IKP. Tujuannya adalah agar peserta memahami posisi IKP dalam keseluruhan dokumen pengadaan, serta tidak mencampuradukkan informasi yang berada di bagian lain seperti Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau draft kontrak.

Bab II: Syarat dan Prosedur Pendaftaran

Berisi semua informasi teknis mengenai proses pendaftaran tender, mulai dari kualifikasi administratif yang harus dipenuhi peserta, tata cara registrasi baik secara daring maupun luring, besaran biaya dokumen (jika ditetapkan), serta cara pembayaran dan batas waktu yang berlaku.

Bab III: Format dan Penyerahan Dokumen Penawaran

Bagian ini menjelaskan bagaimana dokumen penawaran harus disiapkan dan disusun. Termasuk di dalamnya adalah checklist dokumen wajib, format penamaan file jika digital, ketentuan penomoran halaman, label bundel, dan jenis media (hardcopy atau softcopy).

Bab IV: Metode Pengajuan dan Batas Waktu

Peserta diberi panduan tentang bagaimana cara mengirim dokumen, ke mana alamat tujuan, media pengiriman yang diperbolehkan (e-Procurement, kurir, atau pengantaran langsung), serta waktu maksimum pengumpulan dokumen.

Bab V: Bahasa dan Mata Uang

Berisi ketentuan tentang bahasa resmi yang digunakan dalam seluruh proses pengadaan, termasuk dalam dokumen penawaran. Selain itu, bagian ini mengatur tentang mata uang yang sah dalam penawaran dan kurs konversi yang diakui apabila peserta dari luar negeri.

Bab VI: Addendum, Klarifikasi, dan Masa Sanggah

Menjelaskan prosedur bagi peserta jika ingin mengajukan pertanyaan, serta cara panitia meresponsnya. Jika terjadi perubahan dokumen (addendum), peserta diberi tahu bagaimana prosesnya berlangsung. Masa sanggah juga dijelaskan sebagai bagian dari mekanisme keberatan yang legal.

Bab VII: Lain-lain

Bab ini bersifat komplementer namun penting, karena mencakup informasi tambahan seperti kriteria evaluasi singkat, penetapan pemenang, hingga persiapan penandatanganan kontrak. Bab ini juga biasanya menampung hal-hal teknis yang tidak muat di bab lain.

Lampiran

Semua formulir pendukung, seperti formulir pendaftaran, format surat pernyataan, biodata perusahaan, jadwal kerja, dan sebagainya dicantumkan di sini. Lampiran membuat dokumen lebih praktis karena peserta tidak harus meraba-raba format sendiri.

Dengan struktur seperti ini, IKP menjadi lebih dari sekadar kumpulan aturan; ia menjadi sistem informasi yang tertata, profesional, dan adil untuk semua pihak.

---

4. Bab I: Pendahuluan – Menetapkan Dasar dan Ruang Lingkup

Bab I dalam IKP merupakan fondasi konseptual dari seluruh dokumen. Di sinilah peserta memahami alasan di balik pengadaan, regulasi yang membingkai prosesnya, serta batasan-batasan dari dokumen IKP itu sendiri.

4.1. Latar Belakang dan Tujuan

Paragraf pembuka sebaiknya menyajikan ringkasan kontekstual mengapa pengadaan dilakukan. Latar belakang ini membantu peserta melihat pengadaan bukan sebagai kegiatan rutin, tetapi sebagai bagian dari solusi atas suatu masalah atau strategi pembangunan.

Contoh redaksi:

“Instansi XYZ berencana melakukan pembaruan sistem manajemen aset berbasis cloud untuk meningkatkan efisiensi pemantauan inventaris. Oleh karena itu, diperlukan penyedia jasa TI yang kompeten dalam pengembangan sistem informasi berskala nasional.”

Penjelasan ini memberi arah kepada peserta mengenai signifikansi proyek, ruang lingkup umumnya, dan harapan instansi terhadap hasil akhir pengadaan.

4.2. Dasar Hukum

Dasar hukum dalam dokumen pengadaan tidak boleh sekadar dicantumkan sebagai formalitas. Sebaliknya, panitia harus menyebut secara eksplisit regulasi-regulasi yang menjadi acuan, lengkap dengan nomor dan tahun penerbitan, misalnya:

• Peraturan Presiden No. 12 Tahun 2021 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
• Peraturan LKPP No. 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan
• ISO 20400: Sustainable Procurement – Guidance (jika terkait pengadaan internasional)

Penjelasan ini menunjukkan bahwa proses tender berada dalam kerangka regulasi yang sah, dan memberi peserta pegangan untuk menelusuri aturan lebih lanjut jika dibutuhkan.

4.3. Ruang Lingkup IKP

Bagian ini menjelaskan bahwa dokumen IKP hanya memuat instruksi kepada peserta, bukan termasuk spesifikasi teknis (yang ada di TOR) atau isi kontrak (yang ada di draft perjanjian). Batasan ini penting agar peserta tidak salah memahami isi dokumen.

Misalnya:

“Dokumen ini tidak mencantumkan spesifikasi teknis secara terperinci, melainkan memuat ketentuan administratif dan prosedural yang harus dipatuhi oleh peserta selama proses pengadaan berlangsung.”

5. Bab II: Syarat dan Prosedur Pendaftaran

Bab ini adalah salah satu bagian paling penting karena berkaitan langsung dengan apakah peserta dapat lolos pada tahap awal. Kesalahan pada tahap pendaftaran dapat langsung menggugurkan peluang, sehingga penjelasan di sini harus dibuat sangat jelas, lengkap, dan tidak multitafsir.

5.1. Kualifikasi Administratif Dasar

Daftar ini biasanya bersifat checklist, tetapi tetap perlu disertai keterangan tambahan agar peserta tahu cara menyusun dan mengunggah dokumen.

Beberapa syarat legal yang umum antara lain:

• Fotokopi NIB dan KBLI yang sesuai dengan klasifikasi jasa/barang yang akan dipasok.
• Akta Pendirian dan Perubahan Terakhir dengan pengesahan dari Kemenkumham untuk memastikan status hukum perusahaan aktif.
• NPWP Badan Usaha dan SKT (Surat Keterangan Terdaftar) yang masih berlaku.
• Surat Izin Usaha sesuai ketentuan (SIUP, SBU, atau sejenisnya).
• Surat Pernyataan Anti-Korupsi, menyatakan komitmen integritas dalam mengikuti tender.
• Surat Pernyataan Tidak Dalam Sengketa, menjamin stabilitas hukum peserta.

Sebaiknya semua dokumen diminta dalam bentuk softcopy berformat PDF berukuran maksimal tertentu (misal 5 MB) untuk memudahkan unggah ke platform LPSE.

5.2. Cara Registrasi

Panitia harus menjelaskan dua kemungkinan cara registrasi: daring (online) dan luring (offline), sesuai dengan sistem yang digunakan.

Registrasi Online:

• Kunjungi situs resmi SPSE instansi.
• Buat akun baru atau login dengan akun terdaftar.
• Lengkapi profil perusahaan dan unggah dokumen.

Registrasi Offline:

• Unduh formulir di situs panitia atau ambil di kantor.
• Isi formulir dan lengkapi dokumen.
• Serahkan langsung ke alamat panitia sesuai jadwal.

Jika hanya satu metode yang diperbolehkan, sebutkan dengan tegas.

5.3. Biaya dan Bukti Pembayaran

Jika pengadaan memerlukan pembayaran dokumen, misalnya Rp 500.000, maka prosedurnya harus dijelaskan sangat rinci, termasuk:

• Nomor rekening penerima, atas nama siapa.
• Bank dan cabang.
• Format nama file bukti pembayaran (misal: “BuktiTransfer_NamaPerusahaan.pdf”).
• Tenggat waktu transfer.
• Apakah biaya tersebut dapat dikembalikan atau tidak (biasanya tidak).

Hal ini penting karena kesalahan transfer atau keterlambatan bisa langsung menyebabkan diskualifikasi.

5.4. Batas Waktu Registrasi

Gunakan format waktu yang tegas, mencakup:

“Registrasi terakhir diterima paling lambat tanggal 30 September 2025 pukul 16.00 WIB. Registrasi setelah waktu tersebut tidak akan diproses.”

Untuk mendukung transparansi, tambahkan pernyataan bahwa waktu yang digunakan mengacu pada sistem server SPSE.

6. Bab III: Format dan Penyerahan Dokumen Penawaran

Bab ini merupakan inti dari IKP karena menentukan cara peserta menyusun, mengemas, dan menyerahkan seluruh dokumen penawaran. Kesalahan kecil dalam format, label, atau metode penyerahan dapat menyebabkan diskualifikasi otomatis. Oleh karena itu, bagian ini harus ditulis dengan sangat jelas, menggunakan format yang sistematis, dan sedapat mungkin disertai contoh praktis.

6.1. Daftar Dokumen yang Harus Diserahkan

Panitia wajib menyediakan checklist resmi yang merinci seluruh dokumen yang harus dilampirkan oleh peserta. Hal ini penting karena tidak semua peserta familiar dengan struktur dokumen pengadaan. Format tabel dapat digunakan agar lebih mudah dibaca:

No.	Nama Dokumen	Keterangan
1	Surat Penawaran Harga	Ditandatangani pimpinan perusahaan; asli dan softcopy
2	Proposal Teknis	Menjelaskan metode pelaksanaan, jadwal, personel
3	Dokumen Administratif	Legalitas perusahaan (NIB, NPWP, izin usaha)
4	Jaminan Penawaran	Dalam bentuk bank garansi atau asuransi, sesuai ketentuan HPS
5	Surat Pernyataan Bebas Sengketa	Menyatakan tidak sedang bersengketa secara hukum
6	Formulir Finansial	Laporan keuangan tahun terakhir; audited lebih disarankan

Peserta disarankan menempelkan checklist ini di sampul dalam dokumen penawaran agar panitia mudah memverifikasi kelengkapan.

Catatan tambahan:

• Semua dokumen yang membutuhkan tanda tangan wajib ditandatangani pejabat yang berwenang sesuai akta.
• Gunakan format bermaterai elektronik jika diajukan secara digital.

6.2. Format Hardcopy dan Softcopy

Jika dokumen diminta dalam bentuk cetak dan elektronik, panitia harus menetapkan standar penulisan dan pengemasan yang seragam untuk memudahkan evaluasi.

Hardcopy:

• Dokumen dijilid rapi (spiral atau map klip).
• Gunakan plastik bening sebagai pelindung depan dan belakang.
• Sampul depan wajib memuat informasi:
  • Judul tender sesuai undangan.
  • Nama perusahaan peserta.
  • Nomor tender dan tanggal pengumpulan.

Contoh label:

“Penawaran – Tender Jasa Konsultansi E-Government – PT. Solusi Digital – No. 032/2025 – 30 September 2025”

Softcopy:

• Semua dokumen disimpan dalam format PDF/A untuk memastikan keutuhan file saat dibuka.
• Maksimum ukuran file: 10 MB per dokumen.
• Nama file disesuaikan dengan jenis dokumen.

Contoh penamaan:

• PT_BintangTeknik_ProposalTeknis.pdf
• PT_BintangTeknik_SuratHarga.pdf
• PT_BintangTeknik_JaminanPenawaran.pdf

Jika dokumen terlalu besar, panitia dapat menyediakan compressor tools rekomendasi atau membolehkan pengiriman melalui penyimpanan awan (cloud) dengan batas akses dan waktu tertentu.

6.3. Label dan Bundling

Label yang jelas membantu panitia memilah dokumen dengan cepat. Oleh karena itu, semua bundel penawaran harus diberi label yang konsisten dan mencolok.

Contoh format label sampul luar:

“Dokumen Penawaran
Tender No. 123/2025 – Pengadaan Perangkat Keamanan Jaringan
PT. Teknologi Nusantara
Tanggal Penyerahan: 30 September 2025”

Pembagian Internal Dokumen:

• Dokumen dibagi menjadi tiga bagian besar: Administrasi, Teknis, dan Harga.
• Gunakan pembatas warna (misal: biru untuk administrasi, hijau untuk teknis, merah untuk harga) atau separator plastik berlabel.
• Setiap bagian diberi halaman depan bertuliskan kategori.

Bundling ini penting agar panitia tidak salah urut dalam mengevaluasi, serta memudahkan audit dokumen di kemudian hari.

7. Bab IV: Metode Pengajuan dan Batas Waktu

Bab ini menjelaskan cara peserta mengirim dokumen penawaran dan kapan batas waktu pengumpulan. Sering kali peserta gugur bukan karena isi penawaran, tetapi karena dokumen mereka tidak sampai tepat waktu atau tidak menggunakan metode yang sesuai.

7.1. Metode Pengajuan

Panitia wajib memberikan penjelasan yang sangat rinci mengenai jalur pengajuan dokumen yang diperbolehkan. Tiga metode umum yang digunakan adalah sebagai berikut:

a. Pengajuan Elektronik (e-Procurement)

• Peserta harus mengunggah seluruh dokumen ke platform resmi LPSE instansi.
• Pastikan status unggah tercatat sebagai “Selesai Upload” sebelum waktu penutupan.
• File tidak boleh dikunci dengan password.
• Gunakan browser yang kompatibel dan simpan bukti unggah.

Contoh instruksi:

“Peserta wajib melakukan unggah dokumen melalui LPSE di https://lpse.kemenxyz.go.id sebelum pukul 16.00 WIB pada tanggal 30 September 2025. Setelah berhasil, cetak dan simpan tanda bukti pengunggahan sebagai arsip.”

b. Pengiriman via Pos/Kurir

• Dokumen dikirimkan ke alamat resmi panitia pengadaan.
• Cantumkan nama paket dengan kode tender dan nama perusahaan.
• Wajib menggunakan amplop tertutup dan bersegel.

Contoh penulisan alamat:

Sekretariat Panitia Pengadaan Barang/Jasa
Kementerian XYZ
Jalan Jenderal Sudirman No. 10, Lantai 4
Jakarta Pusat 10220
Telp. (021) 12345678

Peserta wajib menggunakan jasa pengiriman dengan resi pelacakan dan menyimpan bukti pengiriman.

c. Pengantaran Langsung (Walk-in Submission)

• Peserta dapat menyerahkan langsung ke meja registrasi panitia.
• Pengumpulan dilakukan pada hari kerja pukul 09.00 – 16.00 WIB.
• Peserta akan menerima tanda terima resmi yang harus disimpan.

Instruksi tambahan:

• Peserta wajib mengenakan ID perusahaan atau surat kuasa saat penyerahan.
• Tidak diperbolehkan membuka atau merevisi dokumen setelah penyerahan.

7.2. Batas Waktu dan Konsekuensi

Batas waktu adalah elemen non-negotiable dalam pengadaan. Oleh karena itu, perlu ditegaskan:

“Dokumen penawaran yang diterima setelah pukul 16.00 WIB tanggal 30 September 2025 dianggap tidak sah dan tidak akan diproses. Waktu yang digunakan mengacu pada sistem server LPSE (untuk pengajuan elektronik) atau cap waktu penerimaan kantor panitia (untuk walk-in dan pos).”

Peserta yang terlambat, meskipun hanya beberapa menit, harus menerima konsekuensi administratif berupa diskualifikasi tanpa hak sanggah. Oleh karena itu, peserta sangat dianjurkan tidak menunggu hingga menit terakhir untuk melakukan unggah atau pengiriman.

Tambahan saran bagi peserta:

• Unggah atau kirim dokumen minimal 2 hari sebelum batas waktu.
• Pastikan koneksi internet stabil.
• Simpan semua bukti pengiriman atau unggah untuk perlindungan administratif jika terjadi masalah.

8. Bab V: Bahasa dan Mata Uang

Bab ini penting untuk menghindari kesalahan penafsiran dan memastikan keseragaman dalam penyusunan dokumen penawaran, khususnya terkait komunikasi resmi dan aspek finansial.

8.1. Bahasa Resmi

Sebagai dokumen formal dalam proses pengadaan pemerintah maupun BUMN/BUMD, seluruh dokumen penawaran wajib disusun dalam Bahasa Indonesia. Ini mencakup surat penawaran, dokumen administratif, proposal teknis, dan formulir-formulir pendukung. Kebijakan ini bertujuan untuk:

• Menjaga keseragaman bahasa dalam evaluasi dokumen oleh panitia.
• Memastikan bahwa isi dokumen mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat.
• Menghindari kesalahan tafsir akibat dokumen berbahasa asing.

Namun, dalam kondisi tertentu—misalnya proyek kerja sama luar negeri atau pengadaan barang teknologi tinggi—peserta mungkin perlu melampirkan referensi teknis berbahasa asing (misalnya spesifikasi produk, brosur, atau laporan uji internasional). Dalam kasus tersebut, peserta wajib menyertakan terjemahan resmi atau terjemahan tersumpah dalam Bahasa Indonesia. Jika tidak, panitia berhak tidak mempertimbangkan dokumen tersebut dalam evaluasi teknis.

Contoh klausul:

“Setiap dokumen yang disusun dalam bahasa selain Bahasa Indonesia harus disertai terjemahan resmi oleh penerjemah tersumpah. Bila terjadi perbedaan penafsiran, versi Bahasa Indonesia akan dianggap sebagai versi yang sah.”

8.2. Mata Uang dan Kurs

Semua penawaran harga harus diajukan dalam Rupiah (IDR), kecuali secara eksplisit diizinkan oleh panitia dalam dokumen pengadaan (misalnya dalam proyek kerja sama bilateral, ekspor-impor, atau bantuan luar negeri).

Jika penawaran dalam mata uang asing diperbolehkan, IKP harus mencantumkan dengan tegas:

• Mata uang yang diperbolehkan (misalnya USD, EUR, JPY).
• Kurs acuan yang digunakan (misalnya Kurs Tengah Bank Indonesia).
• Tanggal kurs yang berlaku sebagai referensi konversi.

Contoh redaksi:

“Penawaran dapat diajukan dalam USD atau EUR. Konversi ke IDR dilakukan menggunakan kurs tengah Bank Indonesia per tanggal 1 September 2025. Nilai konversi dicantumkan oleh peserta dalam dokumen penawaran harga.”

Penting: Ketentuan ini membantu panitia dalam menyamakan nilai penawaran untuk evaluasi, dan mencegah adanya manipulasi kurs.

9. Bab VI: Addendum, Klarifikasi, dan Masa Sanggah

Proses pengadaan yang sehat harus menyediakan ruang untuk klarifikasi dan koreksi atas dokumen maupun hasil evaluasi. Bab ini menetapkan bagaimana peserta dapat berkomunikasi secara resmi dan prosedural.

9.1. Addendum dan Klarifikasi

Klarifikasi merupakan hak peserta untuk memahami isi dokumen pengadaan secara akurat. Addendum adalah hak panitia untuk melakukan perubahan bila diperlukan, selama tidak melanggar ketentuan waktu dan asas persaingan sehat.

Pertanyaan Klarifikasi:

• Disampaikan secara tertulis melalui surat atau email resmi ke alamat: [email protected].
• Waktu pengajuan dibatasi maksimal hingga tanggal 25 September 2025, pukul 23.59 WIB.
• Pertanyaan harus menyebutkan nomor tender, nama peserta, dan pokok pertanyaan secara spesifik.

Jawaban Klarifikasi:

• Panitia akan menjawab secara kolektif dalam bentuk dokumen klarifikasi resmi.
• Jawaban dipublikasikan di portal SPSE dan situs resmi instansi, serta dianggap diketahui semua peserta.

Addendum Dokumen:

• Addendum dapat berupa perubahan jadwal, revisi TOR, koreksi spesifikasi teknis, atau tambahan formulir.
• Setiap addendum merupakan bagian sah dan mengikat dari dokumen pengadaan dan harus dijadikan acuan oleh peserta.
• Peserta yang tidak menyesuaikan dokumennya sesuai addendum dapat dinyatakan gugur.

Contoh klausul:

“Seluruh klarifikasi dan addendum yang diumumkan resmi oleh panitia sebelum tanggal batas penawaran merupakan bagian integral dari dokumen pengadaan dan wajib diikuti oleh seluruh peserta.”

9.2. Masa Sanggah

Sanggahan adalah mekanisme formal untuk menjamin transparansi dan memberi ruang keberatan yang sah terhadap hasil evaluasi.

Ketentuan masa sanggah:

• Sanggahan hanya dapat diajukan terhadap hasil evaluasi administrasi dan teknis, bukan keputusan akhir pemenang.
• Jangka waktu: 2 x 24 jam setelah pengumuman evaluasi melalui SPSE.
• Sanggahan dikirimkan ke email resmi panitia atau diunggah melalui fitur sanggah SPSE.

Format sanggahan harus mengikuti Lampiran VII, berisi:

• Identitas peserta.
• Pokok sanggahan dan alasan objektif.
• Bukti pendukung (jika ada).

Panitia wajib merespons sanggahan dalam waktu maksimal 5 hari kerja, dan dapat membatalkan atau menguatkan hasil evaluasi sesuai hasil kajian.

10. Bab VII: Rangkuman Metode Evaluasi dan Penetapan Pemenang

Walaupun metode evaluasi secara detail dijabarkan di bagian tersendiri, IKP harus menyajikan ringkasan evaluasi sebagai panduan cepat bagi peserta untuk memahami bagaimana pemenang ditentukan.

10.1. Metode Evaluasi Gabungan (Teknis dan Harga)

Metode evaluasi yang digunakan adalah kombinasi antara skor teknis dan skor harga dengan bobot proporsional. Model ini memberikan keseimbangan antara mutu teknis dan efisiensi biaya.

Komponen Evaluasi	Bobot	Passing Grade
Penilaian Teknis	70%	Minimal 75 poin
Penilaian Harga	30%	Tidak berlaku passing grade

• Skor teknis terdiri dari sub-kriteria: metodologi, pengalaman personel, dan referensi proyek.
• Skor harga dihitung menggunakan rumus NPH (Nilai Perbandingan Harga): Skor Harga=Harga TerendahHarga Peserta×100\text{Skor Harga} = \frac{\text{Harga Terendah}}{\text{Harga Peserta}} \times 100Skor Harga=Harga PesertaHarga Terendah​×100

10.2. Penetapan Pemenang

Pemenang ditetapkan berdasarkan:

• Jumlah total skor tertinggi dari gabungan nilai teknis dan harga.
• Memenuhi seluruh persyaratan administrasi, teknis, dan finansial.
• Tidak sedang terkena sanksi daftar hitam (blacklist) nasional.

Pengumuman dilakukan melalui SPSE, dilanjutkan dengan masa sanggah dan penandatanganan kontrak jika tidak ada keberatan yang sah.

Lampiran

Bagian lampiran sangat krusial karena berisi semua format dan template standar yang harus digunakan peserta. Lampiran ini juga berfungsi mempercepat proses evaluasi karena dokumen peserta menjadi lebih seragam dan mudah diverifikasi.

Daftar Lampiran yang Disertakan:

1. Formulir Pendaftaran Peserta:
   • Berisi identitas perusahaan, kontak, dan NPWP.
2. Template Surat Pernyataan:
   • Anti-korupsi, tidak dalam sengketa, kesanggupan melaksanakan pekerjaan sesuai jadwal.
3. Formulir Gantt Chart Kosong:
   • Untuk menggambarkan rencana kerja secara kronologis dengan milestone.
4. Formulir Biodata Personel Kunci:
   • CV, sertifikasi, pengalaman proyek, dan SKA/SKK bila diperlukan.
5. Formulir Evaluasi Panitia:
   • Scoring sheet evaluasi administrasi, teknis, dan harga, digunakan secara internal oleh tim evaluasi.
6. Contoh Berita Acara Penetapan:
   • Format berita acara resmi yang akan digunakan dalam rapat penetapan pemenang.

Lampiran ini harus diunduh dan digunakan apa adanya oleh seluruh peserta. Format tidak boleh diubah secara struktural, hanya diisi sesuai kondisi perusahaan masing-masing.

Kesimpulan

Menulis IKP secara efektif bukan sekadar menuliskan prosedur, melainkan membangun panduan operasional yang meminimalkan kesalahan, memastikan persamaan informasi, dan mendorong proses pengadaan yang akuntabel serta profesional. Dengan mengikuti struktur yang sistematis—pendahuluan, registrasi, format dokumen, metode pengiriman, bahasa dan mata uang, addendum dan sanggah, hingga ringkasan evaluasi—panitia menjamin semua peserta memiliki bayangan yang sama tentang apa yang diharapkan. Format yang konsisten, checklist yang lengkap, dan lampiran yang memadai akan sangat membantu peserta dalam menyiapkan dokumen penawaran yang sesuai, serta membantu panitia melakukan evaluasi yang cepat, tepat, dan adil.