Menyusun persyaratan teknis yang jelas dan dapat dipahami oleh semua pihak terkait adalah kunci keberhasilan dalam pengadaan barang atau jasa. Persyaratan yang tepat akan memastikan bahwa kebutuhan organisasi dipenuhi dengan baik dan mengurangi risiko kesalahpahaman selama proses pengadaan. Berikut adalah beberapa tips mudah untuk menyusun persyaratan teknis yang dapat dipahami oleh semua:
1. Tetapkan Tujuan dengan Jelas
Sebelum menyusun persyaratan teknis, tentukan tujuan pengadaan dengan jelas. Jelaskan apa yang ingin dicapai dengan pengadaan tersebut dan mengapa persyaratan teknis tersebut penting untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Gunakan Bahasa Sederhana dan Jelas
Gunakan bahasa yang sederhana dan jelas dalam menyusun persyaratan teknis. Hindari penggunaan istilah teknis yang berlebihan atau ambigu yang dapat membingungkan pembaca. Usahakan untuk mengkomunikasikan informasi dengan cara yang mudah dipahami oleh siapa pun.
3. Definisikan Kriteria Utama
Tetapkan kriteria utama yang harus dipenuhi oleh barang atau jasa yang akan dibeli. Misalnya, performa, kualitas, keamanan, kompatibilitas, atau karakteristik lain yang dianggap penting.
4. Jelaskan Penggunaan Secara Praktis
Jelaskan bagaimana barang atau jasa tersebut akan digunakan dalam konteks praktis. Gambarkan situasi atau lingkungan di mana barang atau jasa tersebut akan beroperasi untuk memberikan konteks yang lebih baik kepada pembaca.
5. Gunakan Contoh atau Ilustrasi
Sertakan contoh atau ilustrasi untuk menjelaskan persyaratan teknis dengan lebih baik. Gambar atau diagram dapat membantu memvisualisasikan apa yang diinginkan dan membantu dalam mengklarifikasi persyaratan.
6. Spesifikasikan Kualitas yang Diinginkan
Jelaskan dengan detail standar kualitas yang diinginkan untuk barang atau jasa tersebut. Misalnya, spesifikasikan toleransi, ukuran, material, atau fitur yang harus dimiliki oleh barang atau jasa tersebut.
7. Tetapkan Batasan yang Jelas
Tentukan batasan atau parameter yang jelas untuk menghindari interpretasi yang salah. Hindari penggunaan pernyataan yang ambigu seperti “sebisa mungkin” atau “mengikuti standar umum” yang dapat menimbulkan tafsiran yang berbeda.
8. Libatkan Pihak Terkait dalam Penyusunan
Libatkan pihak terkait seperti pengguna akhir, tim teknis, atau departemen terkait dalam proses penyusunan persyaratan teknis. Diskusikan persyaratan dengan mereka untuk memastikan bahwa semua aspek yang relevan telah dipertimbangkan.
9. Gunakan Checklist atau Format yang Tepat
Gunakan checklist atau format yang terstruktur untuk menyusun persyaratan teknis. Hal ini akan membantu memastikan bahwa semua aspek yang penting telah tercakup dan tidak terlewatkan.
10. Lakukan Tinjauan oleh Pihak Independen
Sebelum finalisasi, mintalah tinjauan oleh pihak independen atau orang yang tidak terlibat secara langsung dalam penyusunan persyaratan. Hal ini dapat membantu mengidentifikasi potensi kekurangan atau kebingungan dalam persyaratan yang disusun.
Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat menyusun persyaratan teknis yang jelas, mudah dipahami, dan tepat untuk pengadaan barang atau jasa. Persyaratan teknis yang baik akan memfasilitasi proses pengadaan yang efisien dan meminimalkan risiko kesalahpahaman antara pihak yang terlibat.