Penyedia barang dan jasa adalah pihak yang menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh pemerintah, swasta, atau organisasi lain dalam rangka melaksanakan kegiatan atau proyek tertentu. Penyedia barang dan jasa memiliki peran penting dalam menentukan keberhasilan pengadaan barang dan jasa, karena mereka bertanggung jawab untuk memenuhi persyaratan kualitas, kuantitas, waktu, dan harga yang telah disepakati dalam kontrak¹.
Permasalahan Penyedia pad Setiap Proses
Namun, dalam praktiknya, penyedia barang dan jasa sering menghadapi berbagai permasalahan yang dapat mengganggu proses pengadaan barang dan jasa, baik dari sisi internal maupun eksternal. Beberapa permasalahan yang umum terjadi antara lain adalah:
1. Kualifikasi penyedia
Kualifikasi penyedia adalah proses penilaian kemampuan penyedia untuk melaksanakan kontrak pengadaan barang dan jasa sesuai dengan standar yang ditetapkan. Kualifikasi penyedia meliputi aspek legal, teknis, finansial, dan administratif². Permasalahan yang sering terjadi dalam kualifikasi penyedia adalah kurangnya informasi, dokumen, atau bukti yang dapat mendukung kualifikasi penyedia, seperti sertifikat, izin, pengalaman, referensi, dan lain-lain. Hal ini dapat menyebabkan penyedia tidak lolos kualifikasi atau mendapat nilai rendah dalam evaluasi³.
2. Seleksi penyedia
Seleksi penyedia adalah proses pemilihan penyedia yang paling sesuai untuk melaksanakan kontrak pengadaan barang dan jasa berdasarkan kriteria yang ditetapkan. Seleksi penyedia meliputi aspek teknis, harga, dan kinerja⁴. Permasalahan yang sering terjadi dalam seleksi penyedia adalah ketidaksesuaian antara spesifikasi teknis yang diminta dengan yang ditawarkan oleh penyedia, perbedaan harga yang signifikan antara penyedia, dan kurangnya transparansi dan akuntabilitas dalam proses seleksi³.
3. Negosiasi penyedia
Negosiasi penyedia adalah proses perundingan antara pihak pengadaan dengan penyedia yang terpilih untuk menetapkan syarat-syarat kontrak pengadaan barang dan jasa, seperti lingkup pekerjaan, jadwal, biaya, dan klausul-klausul lain⁵. Permasalahan yang sering terjadi dalam negosiasi penyedia adalah ketidaksepakatan atau ketegangan antara pihak pengadaan dengan penyedia, kurangnya keterbukaan dan kejujuran dari penyedia, dan adanya intervensi atau tekanan dari pihak-pihak yang berkepentingan³.
4. Evaluasi kinerja penyedia
Evaluasi kinerja penyedia adalah proses pengukuran, analisis, dan pengelolaan kinerja penyedia yang bertujuan mengurangi biaya, mengurangi risiko, dan mengarahkan perbaikan berkelanjutan dalam nilai dan operasional. Evaluasi kinerja penyedia meliputi aspek kualitas, keandalan, layanan, dan daya tanggapan¹. Permasalahan yang sering terjadi dalam evaluasi kinerja penyedia adalah kurangnya indikator, metode, dan alat yang objektif dan konsisten untuk mengukur kinerja penyedia, kurangnya umpan balik, pengakuan, dan insentif bagi penyedia yang berkinerja baik, dan kurangnya sanksi atau tindakan tegas bagi penyedia yang berkinerja buruk³.
Upaya Mengatasi Permasalahan
Permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh penyedia barang dan jasa dapat berdampak negatif bagi proses pengadaan barang dan jasa, seperti keterlambatan, pemborosan, ketidakpuasan, konflik, atau bahkan korupsi. Oleh karena itu, perlu adanya upaya-upaya untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut, seperti:
- Meningkatkan kapasitas dan kompetensi penyedia barang dan jasa, baik melalui pelatihan, bimbingan, sertifikasi, maupun kemitraan dengan pihak-pihak yang berpengalaman dan profesional¹.
- Meningkatkan kualitas dan kelengkapan dokumen pengadaan barang dan jasa, baik dari sisi spesifikasi teknis, persyaratan kualifikasi, kriteria evaluasi, maupun syarat-syarat kontrak, agar sesuai dengan kebutuhan dan standar yang berlaku⁴.
- Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas proses pengadaan barang dan jasa, baik melalui penggunaan teknologi informasi, pengawasan internal dan eksternal, maupun partisipasi masyarakat, agar dapat mencegah dan mendeteksi adanya penyimpangan, manipulasi, atau kolusi⁵.
- Meningkatkan komunikasi dan koordinasi antara pihak pengadaan dengan penyedia barang dan jasa, baik sebelum, selama, maupun sesudah kontrak, agar dapat membangun hubungan yang saling menguntungkan, mengatasi permasalahan yang timbul, dan mencapai tujuan pengadaan barang dan jasa.
Dengan demikian, penyedia barang dan jasa dapat meningkatkan kinerja mereka dalam pengadaan barang dan jasa, sehingga dapat memberikan manfaat bagi pihak pengadaan, penyedia, dan masyarakat.
Referensi Artikel :
PENILAIAN KINERJA PENYEDIA DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
https://www.kompasiana.com/heldi/54f91a72a33311b6078b4635/20-kesalahan-umum-penyedia-dalam-tender-pengadaan-barangjasa-bagian-1?page=all
https://peraturan.bpk.go.id/Home/Download/149972/Peraturan%20LKPP%20Nomor%208%20Tahun%202019.pdf
https://bagianpbj.kutaibaratkab.go.id/wp-content/uploads/2023/03/Slide-Recall-Modul-4-Melakukan-Pemilihan-Penyedia-Barang-Jasa-Level-1.pdf