Dokumen pengadaan barang/jasa pemerintah merupakan dokumen-dokumen yang menjadi dasar, pedoman, dan acuan dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa pemerintah, seperti spesifikasi teknis, RAB, HPS, dokumen pengadaan, dokumen penawaran, dokumen evaluasi, dokumen negosiasi, dan dokumen kontrak¹. Dokumen pengadaan harus disusun dengan jelas, lengkap, dan akurat agar proses pengadaan dapat berjalan lancar, transparan, dan akuntabel.
Salah satu tahapan penting dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah adalah pemberian penjelasan dokumen pengadaan. Pemberian penjelasan adalah kegiatan untuk menjelaskan isi dokumen pengadaan kepada pihak-pihak terkait, seperti penyedia barang/jasa, pengguna, atau pengawas². Pemberian penjelasan bertujuan untuk memperjelas ruang lingkup paket pengadaan serta syarat dan ketentuan yang tercantum dalam dokumen pengadaan, sehingga terdapat kesamaan pemahaman antara penyelenggara pengadaan dan pihak-pihak terkait, sekaligus untuk mendapatkan masukan kemungkinan adanya koreksi atas dokumen pengadaan³.
Teknik dan Metode Komunikasi Efektif dalam Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan
Menyampaikan penjelasan dokumen pengadaan adalah salah satu bentuk komunikasi yang harus dilakukan dengan efektif oleh penyelenggara pengadaan. Komunikasi efektif adalah komunikasi yang dapat menyampaikan pesan dengan jelas, tepat, dan mudah dipahami oleh penerima, serta dapat membangun hubungan yang baik dan saling percaya antara komunikator dan komunikan⁴. Komunikasi efektif dapat meningkatkan kualitas dan keberhasilan proses pengadaan barang/jasa pemerintah.
Berikut adalah beberapa teknik dan metode komunikasi efektif yang dapat digunakan dalam menyampaikan penjelasan dokumen pengadaan:
1 Menyiapkan materi penjelasan dengan baik
Materi penjelasan harus disusun dengan rinci, sistematis, dan sesuai dengan dokumen pengadaan yang akan dijelaskan. Materi penjelasan harus mencakup hal-hal yang penting, relevan, dan bermanfaat bagi pihak-pihak terkait, seperti ruang lingkup pekerjaan, spesifikasi teknis, RAB, HPS, syarat kualifikasi, kriteria evaluasi, jadwal, dan mekanisme pengadaan. Materi penjelasan harus disajikan dengan format, tata letak, dan penomoran yang rapi dan konsisten.
2 Menggunakan media komunikasi yang sesuai
Media komunikasi adalah alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator ke komunikan. Media komunikasi dapat berupa verbal, nonverbal, atau campuran keduanya. Media komunikasi yang digunakan harus sesuai dengan situasi, kondisi, dan kebutuhan komunikasi. Media komunikasi yang dapat digunakan dalam menyampaikan penjelasan dokumen pengadaan antara lain:
- Media verbal, yaitu media yang menggunakan kata-kata atau bahasa lisan atau tulisan untuk menyampaikan pesan. Media verbal dapat berupa lisan, seperti rapat, presentasi, diskusi, atau telepon, atau tulisan, seperti surat, email, atau aplikasi SPSE⁵. Media verbal dapat digunakan untuk menyampaikan penjelasan dokumen pengadaan secara langsung, interaktif, dan detail.
- Media nonverbal, yaitu media yang menggunakan simbol, gambar, atau gerak tubuh untuk menyampaikan pesan. Media nonverbal dapat berupa visual, seperti grafik, tabel, diagram, atau gambar, atau kinetik, seperti ekspresi wajah, kontak mata, atau bahasa tubuh. Media nonverbal dapat digunakan untuk menyampaikan penjelasan dokumen pengadaan secara sederhana, menarik, dan mudah dipahami.
- Media campuran, yaitu media yang menggabungkan media verbal dan nonverbal untuk menyampaikan pesan. Media campuran dapat berupa audiovisual, seperti video, slide, atau webinar, atau multimedia, seperti website, blog, atau sosial media. Media campuran dapat digunakan untuk menyampaikan penjelasan dokumen pengadaan secara komprehensif, dinamis, dan fleksibel.
3 Menggunakan teknik komunikasi yang efektif
Teknik komunikasi adalah cara atau metode yang digunakan untuk menyampaikan pesan dengan efektif. Teknik komunikasi yang efektif dapat meningkatkan keterampilan komunikasi dan mengatasi hambatan komunikasi. Teknik komunikasi yang efektif yang dapat digunakan dalam menyampaikan penjelasan dokumen pengadaan antara lain:
- Teknik mendengarkan aktif, yaitu teknik yang melibatkan perhatian, pemahaman, dan tanggapan terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikan. Teknik mendengarkan aktif dapat digunakan untuk mengetahui kebutuhan, harapan, dan masalah yang dihadapi oleh pihak-pihak terkait, serta untuk memberikan umpan balik yang konstruktif dan solutif.
- Teknik bertanya, yaitu teknik yang menggunakan pertanyaan untuk menggali informasi, mengklarifikasi, atau memperdalam pemahaman terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikan. Teknik bertanya dapat digunakan untuk memastikan bahwa pihak-pihak terkait memahami isi dokumen pengadaan dengan benar, serta untuk mendapatkan masukan atau saran yang dapat meningkatkan kualitas dokumen pengadaan.
- Teknik menjelaskan, yaitu teknik yang menggunakan penjelasan untuk menyampaikan pesan dengan jelas, tepat, dan mudah dipahami oleh komunikan. Teknik menjelaskan dapat digunakan untuk memperjelas ruang lingkup paket pengadaan serta syarat dan ketentuan yang tercantum dalam dokumen pengadaan, serta untuk memberikan contoh, analogi, atau ilustrasi yang dapat memudahkan pemahaman pihak-pihak terkait.
- Teknik memberikan dan menerima umpan balik, yaitu teknik yang menggunakan umpan balik untuk memberikan atau menerima penilaian, kritik, atau saran terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikator atau komunikan. Teknik memberikan dan menerima umpan balik dapat digunakan untuk mengetahui kepuasan, ketidakpuasan, atau keberatan yang dirasakan oleh pihak-pihak terkait, serta untuk melakukan perbaikan atau penyesuaian atas dokumen pengadaan.
Kesimpulan
Menyampaikan penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa pemerintah adalah salah satu tahapan penting dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang harus dilakukan dengan komunikasi efektif. Komunikasi efektif adalah komunikasi yang dapat menyampaikan pesan dengan jelas, tepat, dan mudah dipahami oleh penerima, serta dapat membangun hubungan yang baik dan saling percaya antara komunikator dan komunikan. Komunikasi efektif dapat meningkatkan kualitas dan keberhasilan proses pengadaan barang/jasa pemerintah.
Untuk melakukan komunikasi efektif dalam menyampaikan penjelasan dokumen pengadaan, penyelenggara pengadaan harus menggunakan teknik dan metode komunikasi yang sesuai dengan situasi, kondisi, dan kebutuhan komunikasi. Teknik dan metode komunikasi yang dapat digunakan antara lain adalah menyiapkan materi penjelasan dengan baik, menggunakan media komunikasi yang sesuai, menggunakan teknik mendengarkan aktif, bertanya, menjelaskan, dan memberikan dan menerima umpan balik.
¹: [Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah](^1^), Pasal 2
²: [Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah](^1^), Pasal 39 dan Pasal 42
³: [Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 9
Referensi Tulisan
https://latihan-lpse.lkpp.go.id/inaproclat/berita/Pengumuman/LKPP-Resmi-Keluarkan-Format-Standar-Dokumen-Pengadaan-Terbaru.
10 Hal Yang Perlu Dicantumkan Dalam Dokumen Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa
https://en.wiktionary.org/wiki/aanwijzing.