Fenomena yang Membingungkan
Di banyak organisasi, baik pemerintah maupun swasta, kita sering menemukan pengadaan yang tampak sudah mengikuti semua aturan. Dokumen lengkap, proses lelang berjalan, kontrak ditandatangani, dan tidak ada temuan formal pada tahap awal. Namun di balik itu, masalah muncul: barang atau jasa tidak sesuai kebutuhan, biaya membengkak, pelayanan terganggu, atau hubungan dengan pemasok menjadi rumit. Artikel ini mengajak pembaca menelaah fenomena pengadaan yang secara formal tidak melanggar aturan tetapi tetap bermasalah. Dengan bahasa sederhana dan gaya naratif, tulisan ini menjelaskan penyebab, tanda, dampak, dan langkah nyata yang bisa dilakukan agar pengadaan tidak sekadar tampak benar di atas kertas tetapi juga benar secara substansi.
Mengapa Topik Ini Penting?
Permasalahan pengadaan yang “legal namun bermasalah” sering kali menyebabkan kebocoran fungsi organisasi jauh lebih besar daripada masalah yang langsung melanggar hukum. Ketika suatu proses memenuhi aturan formal tetapi gagal menjawab kebutuhan, organisasi membayar dengan waktu, uang, dan reputasi. Dampak ini kompleks: tidak hanya soal pemborosan anggaran, tetapi juga menurunnya kualitas layanan dan menurunnya kepercayaan internal. Karena itu penting bagi semua pihak yang terlibat memahami bahwa kepatuhan administratif tidak selalu cukup untuk menjamin hasil yang baik.
Pengertian Singkat
Agar tidak bingung, kita perlu memilah dua hal. Pertama, pengadaan yang melanggar aturan berarti ada pelanggaran prosedur, konflik kepentingan, atau tindakan koruptif yang jelas. Kedua, pengadaan yang tidak melanggar aturan tetapi bermasalah berarti setiap tahapan administrasi telah dipenuhi, tetapi dari sisi fungsional pengadaan itu tidak memberikan manfaat yang diharapkan atau menimbulkan masalah operasional. Fokus artikel ini adalah pada kategori kedua: ketika semua tanda tangan ada tetapi hasilnya tetap mengecewakan.
Ciri-ciri Pengadaan yang Terlihat Benar namun Bermasalah
Ada beberapa ciri yang sering muncul pada pengadaan jenis ini. Pertama, spesifikasi teknis yang tampak baik di dokumen, namun tidak relevan dengan kondisi lapangan. Kedua, proses lelang yang berjalan sesuai prosedur, tetapi peserta pasar terbatas karena kriteria yang tidak tepat. Ketiga, kontrak dipenuhi oleh penyedia, namun pelaksanaan tidak sesuai harapan karena persyaratan monitoring yang lemah. Keempat, evaluasi administrasi dilakukan, tetapi tidak ada evaluasi manfaat pasca-implementasi. Kelima, keputusan diambil dengan dasar dokumen yang lengkap, tetapi pertimbangan substantif seperti kebutuhan pengguna atau nilai tambah tidak terlihat kuat.
Penyebab Internal yang Sering Terjadi
Dari sisi internal organisasi, terdapat beberapa penyebab yang berulang. Salah satunya adalah kapasitas perencana yang terbatas: tim yang menyusun dokumen sering kurang memahami kondisi teknis di lapangan sehingga spesifikasi menjadi tidak tepat. Penyebab lain adalah budaya “aman secara administratif” di mana semua pihak ingin cepat menyelesaikan dokumen agar terhindar dari temuan formal, sehingga aspek manfaat tidak diprioritaskan. Tekanan serapan anggaran juga mendorong keputusan cepat yang mengorbankan kualitas. Selain itu, komunikasi yang buruk antara unit pengguna dan unit pengadaan membuat kebutuhan nyata tidak tersampaikan.
Penyebab Eksternal yang Mempengaruhi
Faktor di luar organisasi juga mempengaruhi. Pasar yang tidak kompetitif, misalnya karena pemain terbatas atau adanya monopolistik lokal, membuat harga dan kualitas tidak mencerminkan pasar luas. Regulasi yang terlalu kaku atau sebaliknya terlalu longgar pada beberapa aspek teknis dapat memaksa proses ke pola yang tidak efisien. Tekanan politis untuk menunjukkan capaian anggaran juga sering memicu pengadaan yang terlihat berhasil secara angka tetapi sebenarnya tidak bermanfaat. Semua faktor eksternal ini berinteraksi dengan kelemahan internal sehingga masalah semakin sulit diatasi.
Tanda-tanda Dini yang Perlu Diwaspadai
Meski proses terlihat rapi, ada tanda-tanda dini yang bisa menjadi alarm. Jika spesifikasi selalu sama dari tahun ke tahun tanpa kajian ulang, kemungkinan besar sudah ada ketidakcocokan dengan kebutuhan saat ini. Jika kebutuhan jarang atau tidak pernah diuji melalui pilot, itu tanda risiko. Jika evaluasi penawaran terlalu fokus pada kelengkapan administratif ketimbang kemampuan teknis dan pengalaman relevan, bahaya mengintai. Selain itu, jika dokumentasi berisi banyak frasa umum tanpa justifikasi angka atau asumsi, maka keputusan itu rapuh bila diuji kemudian.
Perencanaan yang Benar tapi Kurang Substansi
Sering terjadi dokumen perencanaan dibuat dengan benar secara format: ada latar belakang, tujuan, ruang lingkup, spesifikasi, jadwal, dan anggaran. Namun isi dari bagian-bagian tersebut hanya bersifat permukaan. Contohnya, anggaran disusun berdasarkan “referensi pasar” yang tidak dipertanggungjawabkan, atau ruang lingkup hanya menyalin terminologi teknis tanpa menggambarkan kondisi operasional. Perencanaan yang demikian tampak lengkap tetapi tidak mengandung analisis kebutuhan yang memadai, sehingga risiko kegagalan implementasi tinggi.
Perbedaan Antara Kepatuhan dan Kualitas
Penting untuk menegaskan bahwa kepatuhan terhadap aturan dan kualitas hasil adalah dua hal yang berbeda. Kepatuhan sering diukur dengan checklist: dokumen ada, tanda tangan lengkap, proses audit terpenuhi. Kualitas diukur dengan hasil yang dirasakan pengguna: apakah barang atau jasa memecahkan masalah yang ada, meningkatkan efisiensi, atau memberikan nilai tambah. Pengadaan idealnya harus memenuhi kedua aspek ini. Ketika keseimbangan tipis ke arah kepatuhan administratif saja, organisasi berisiko melakukan kegiatan yang tidak berdampak.
Peran Pengawasan Internal dan Eksternal
Pengawasan internal yang hanya menilai kelengkapan dokumen tanpa menggali substansi akan memperkuat praktik yang bermasalah. Pengawas internal harus diberi mandat dan keahlian untuk menilai aspek teknis dan manfaat. Begitu pula pengawasan eksternal seperti audit atau uji kepatuhan harus mampu mengidentifikasi indikasi kegagalan fungsi, bukan sekadar pelanggaran prosedur. Sinergi baik antara fungsi pengawasan dan fungsi operasional akan menekan pengadaan yang hanya tampak benar di atas kertas.
Ilustrasi Kasus
Sebuah dinas melakukan pengadaan renovasi gedung kantor. Semua proses administratif dijalankan: ada perencanaan, studi teknis, pemilihan penyedia melalui lelang, dan kontrak ditandatangani. Namun setelah proses selesai, sejumlah masalah muncul. Tata letak ruangan tidak sesuai kebutuhan unit kerja sehingga alur kerja menjadi terhambat. Bahan yang dipakai sesuai spesifikasi di dokumen, tetapi kualitasnya kurang cocok dengan kondisi iklim lokal sehingga cepat rusak. Selain itu, penempatan ventilasi tidak mempertimbangkan pola sirkulasi udara sehingga panas di beberapa ruangan tetap tinggi. Pengadaan secara formal tidak melanggar aturan, namun hasilnya tidak mendukung fungsi operasional kantor.
Analisis Kasus
Dari kasus ini terlihat beberapa kelemahan. Pertama, spesifikasi teknis mungkin disusun tanpa konsultasi yang memadai dengan pengguna akhir sehingga tidak mencerminkan kebutuhan nyata. Kedua, studi teknis yang ada tidak mempertimbangkan kontekstual lokal seperti iklim dan pola penggunaan. Ketiga, pihak pengawas selama pelaksanaan mungkin terlalu fokus pada pemenuhan item di BOQ (Bill of Quantities) tanpa menilai apakah pemasangan dan rancangan memenuhi tujuan ergonomis dan fungsi. Kasus ini menunjukkan bahwa kelengkapan dokumen tidak menjamin kualitas hasil.
Konsekuensi Jangka Panjang
Akibat pengadaan yang secara formal benar tetapi bermasalah tidak berhenti pada ketidaknyamanan sesaat. Dalam jangka panjang, organisasi menanggung biaya pemeliharaan lebih tinggi, efisiensi menurun, dan moral pegawai terganggu. Ketika masalah terakumulasi, reputasi organisasi bisa tergerus. Di sisi lain, kebiasaan ini membuat proses perencanaan semakin malas karena “yang penting lulus audit”. Dampak reputasional juga berbahaya pada hubungan dengan pemangku kepentingan dan publik yang menunggu layanan optimal.
Mengatasi Masalah Substansial dalam Pengadaan
Beberapa langkah praktis bisa dilakukan untuk mengatasi masalah ini. Pertama, kuatkan keterlibatan pengguna sejak tahap identifikasi kebutuhan. Pengguna lapangan harus menandatangani dan menerangkan alasan kebutuhan agar perencanaan tidak hanya dibuat di ruang administrasi. Kedua, lakukan uji coba atau pilot untuk proyek yang berisiko tinggi sebelum melakukan pengadaan skala penuh. Ketiga, perkuat kajian teknis yang mempertimbangkan konteks lokal, ketersediaan suku cadang, dan biaya siklus hidup. Keempat, tambahkan indikator evaluasi pasca-implementasi yang mempengaruhi penilaian kinerja unit pengadaan.
Peran Kepemimpinan dan Budaya Organisasi
Kepemimpinan memiliki peran sentral. Jika pimpinan hanya menekankan speed dan serapan anggaran, perilaku administratif akan terus dominan. Pimpinan perlu mengubah tolak ukur kinerja: jangan hanya mengejar realisasi anggaran, tetapi nilai manfaat nyata yang dihasilkan. Budaya organisasi yang menghargai pembelajaran dari evaluasi pasca pengadaan dan terbuka pada kritik akan memperkecil kemungkinan pengadaan yang tampak benar namun gagal fungsi.
Penguatan Kapasitas SDM Pengadaan
Kapasitas staf pengadaan harus diperkuat bukan hanya pada aspek administratif, tetapi juga pada analisis kebutuhan, manajemen kontrak, dan pemantauan mutu. Pelatihan yang fokus pada keterampilan teknis dasar, komunikasi dengan pengguna, dan pembacaan dokumen teknis akan membuat proses perencanaan lebih matang. Selain itu, ada baiknya memperkenalkan mekanisme mentoring untuk kasus-kasus kompleks sehingga pengalaman praktis menjadi modal penting.
Perbaikan Prosedur Tanpa Menambah Birokrasi
Perubahan prosedur seringkali ditakuti karena dianggap menambah beban administrasi. Padahal yang diperlukan bukan penambahan lapisan, melainkan penajaman konten. Misalnya, dokumen perencanaan dapat diwajibkan memuat analisis biaya siklus hidup sederhana, atau form evaluasi dapat dilengkapi dengan kolom justifikasi manfaat bagi pengguna. Perubahan seperti ini tidak menambah jumlah tahapan, tetapi meningkatkan kualitas pertimbangan.
Evaluasi Pasca Pengadaan sebagai Kebiasaan
Salah satu cara efektif untuk mencegah pengadaan bermasalah adalah menempatkan evaluasi pasca pengadaan sebagai kewajiban. Evaluasi ini harus menilai sejauh mana pengadaan memenuhi tujuan, bagaimana tingkat pemanfaatan, dan apa biaya pemeliharaan yang timbul. Temuan evaluasi harus menjadi input untuk perencanaan berikutnya agar organisasi belajar dari pengalaman. Ketika evaluasi menjadi bagian norma kerja, kualitas perencanaan otomatis meningkat.
Peran Teknologi dan Data
Teknologi dapat membantu mendeteksi potensi masalah sejak awal. Sistem informasi pengadaan yang terintegrasi dengan inventaris dan data penggunaan memungkinkan analisis kebutuhan yang lebih akurat. Data penggunaan historis dapat menunjukkan pola konsumsi sehingga perencanaan tidak semata menebak. Namun teknologi bukan obat mujarab; data perlu diolah oleh orang yang memahami konteks agar menghasilkan rekomendasi berguna.
Mengubah Indikator Kinerja
Indikator kinerja yang hanya berfokus pada serapan anggaran perlu ditata ulang. Indikator baru sebaiknya mencakup aspek manfaat, tingkat pemanfaatan aset, dan kepuasan pengguna. Dengan indikator seperti ini, unit pengadaan dan pengguna akan terdorong untuk berkolaborasi menghasilkan pengadaan yang benar-benar memberi nilai. Pergeseran indikator membutuhkan kebijakan dan komitmen dari pimpinan.
Rekomendasi Praktis untuk Segera Dilakukan
Beberapa rekomendasi praktis yang bisa diterapkan segera antara lain meningkatkan forum konsultasi antara pengguna dan perencana, mewajibkan kajian kebutuhan singkat untuk setiap pengadaan bernilai menengah ke atas, melaksanakan pilot untuk barang atau sistem yang belum pernah digunakan, dan menambahkan klausul evaluasi pasca-implementasi dalam kontrak. Rekomendasi ini bersifat operasional dan tidak memerlukan perubahan regulasi besar, hanya komitmen pelaksanaan.
Kepatuhan Hanya Awal
Pengadaan yang tidak melanggar aturan tetapi bermasalah adalah tantangan besar karena ia menipu indera formalitas. Kepatuhan administratif adalah syarat minimal, bukan tujuan akhir. Tujuan sejati pengadaan adalah menghasilkan barang dan jasa yang memberi manfaat nyata, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu, organisasi harus menyeimbangkan antara kepatuhan dan kualitas, memperkuat kapasitas, memperbaiki proses evaluasi, serta mengubah indikator kinerja agar orientasi bergeser ke hasil.
Mengutamakan Fungsi dan Manfaat
Mengatasi pengadaan yang tampak benar tetapi gagal fungsi memerlukan perubahan kecil yang konsisten: keterlibatan pengguna yang lebih nyata, penajaman analisis kebutuhan, evaluasi pasca-pengadaan, dan kepemimpinan yang berani menilai kinerja berdasarkan manfaat. Ketika semua elemen ini berjalan bersama, pengadaan tidak lagi hanya sekadar memenuhi aturan di atas kertas, melainkan menjadi instrumen nyata untuk meningkatkan kinerja organisasi dan kualitas layanan bagi masyarakat.
